Fahrtenbuch führen – Darauf achtet das Finanzamt

Firmenfahrzeuge werden hauptsächlich für dienstliche Fahrten verwendet. Die Kosten, die dabei anfallen, können als betriebliche Aufwendungen vor dem Finanzamt geltend gemacht werden. Allerdings werden Firmenwagen neben dienstlichen auch für private Fahrten genutzt. Wird kein Fahrtenbuch geführt, pauschalisiert das Finanzamt das Verhältnis von privaten zu dienstlichen Fahrten für steuerliche Abgaben. Das ist für den Unternehmer meist nachteilig – aus diesem Grund lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen.

Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?

Wer kein Fahrtenbuch führen möchte, kann die 1-Prozent-Regelung oder auch Listenpreisregelung anwenden, insofern das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Der Arbeitsweg zählt zur betrieblichen Nutzung. Das Finanzamt schlägt dann jeden Monat 1% des Bruttolistenpreises des Autos als geldwerten Vorteil auf das Bruttogehalt auf. Durch die Steuerprogression fällt so eine höhere Lohnsteuer an und das Nettogehalt sinkt. Wird das Fahrzeug mehr als 46-mal pro Jahr für den Weg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte genutzt, müssen zusätzlich je Entfernungskilometer dieser Strecke 0,03% des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt werden.

Wird stattdessen ein Fahrtenbuch geführt, bemisst sich der Privatanteil des Fahrzeugs am Verhältnis der privat gefahrenen Kilometer zu den Gesamtkilometern. Zudem können Dienstfahrten als betriebliche Kosten über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Das Kilometergeld ergibt sich aus dem Pauschalbetrag von 0.30€ pro gefahrenem Kilometer und eben der dienstlich zurückgelegten Strecke.

Bei älteren Fahrzeugen oder Kleinwagen, die nur einen geringen Listenpreis haben, kann sich die 1-Prozent-Regelung lohnen. Bei teuren oder neuen Autos empfiehlt es sich hingegen, ein Fahrtenbuch zu führen. Wer sich unsicher ist, ob die 1-Prozent-Regelung oder die Führung eines Fahrtenbuchs besser ist, kann dazu einen Finanzrechner befragen. Die Entscheidung muss allerdings zu Beginn jeden neuen Jahres gefällt werden, denn ein Wechsel zwischen beiden Methoden innerhalb eines Jahres ist nicht gestattet.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Der Gesetzgeber schreibt genau vor, welche Informationen im Fahrtenbuch erfasst werden müssen, damit es ordnungsgemäß ist. Diese Regelung ist in der Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR festgeschrieben.

Für jedes Fahrzeug des Unternehmens muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden, in dem die Fahrten vollständig, chronologisch und selbstklärend nachvollzogen werden können. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Dienstfahrten und Privatfahrten. Für Dienstfahrten müssen das Datum, die Uhrzeit und der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt erfasst werden. Zudem muss das Reiseziel inklusive etwaiger Umwege, der Reisezweck und der Name sowie die Adresse des aufgesuchten Geschäftspartners angegeben werden.

Für Fahrten, die wiederholt vorgenommen werden – beispielsweise von der Wohnung zur Arbeit – können Abkürzungen verwendet werden, insofern diese innerhalb des Fahrtenbuchs mit genauer Adresse erläutert werden. Auch, wenn eine Abkürzung für den Fahrtweg verwendet wird, müssen die Fahrten selbst einzeln erfasst werden. Das bedeutet, es ist nicht erlaubt einen repräsentativen Zeitraum für den Arbeitsweg oder andere oft angetretene Fahrten zu verwenden (beispielsweise „Jeden Montag bis Freitag von 7:00 bis 7:30, ca. 20km“).

Jede Fahrt muss außerdem zeitnah erfasst werden und auch das Erfassungsdatum muss sich im Fahrtenbuch wiederfinden – einfach am Ende des Monats alle Fahrten einzutragen, reicht somit nicht. Das Finanzamt muss die gefahrene Kilometerzahl mit der Fahrtstrecke und Fahrtzeit abgleichen können. Dazu muss das Fahrtenbuch lückenlos geführt werden, das heißt, jede Privat- und Dienstfahrt muss protokolliert werden. Für Privatfahrten reicht es allerdings, nur die Fahrzeiten und den Kilometerstand anzugeben.

Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen

Die oben beschriebenen Regeln gelten für die meisten Berufsgruppen. Es gibt allerdings Ausnahmen, und zwar:

  • Handelsvertreter nach §84 HGB
  • Taxifahrer in ihrem Pflichtgebiet
  • Mietwagenunternehme
  • Kurierdienstfahrer
  • Fahrschullehrer

Für diese Berufsgruppen fallen so viele Fahrten an, dass der Aufwand, jede Fahrt genau zu protokollieren, nicht gerechtfertigt ist. Deswegen genügen einfachere Angaben, beispielsweise „Lehrfahrt“ für Fahrlehrer oder „Fahrt im Pflichtgebiet“ für Taxifahrer. Damit das Fahrtenbuch am Jahresende vom Finanzamt akzeptiert wird, ist es allerdings auch in diesem Fall wichtig, dass die Einträge verständlich und nachvollziehbar sind.

Fahrtenbuch führen: Elektronisch und schriftlich?

Als Fahrtenbuch Vorlage für ein händisch geführtes Fahrtenbuch findet man bereits vorgefertigte Hefte in den meisten Bürobedarfs- oder Schreibwarenläden. Alternativ kann man ein elektronisches Fahrtenbuch führen. Dafür muss Software, die den Anforderungen des Finanzamts genügt, verwendet werden. Die Software muss beispielsweise nachträgliche Änderungen auschließen bzw. nachvollziehbar protokollieren. Eine Excel-Tabelle, die jederzeit bearbeitet werden kann, reicht dementsprechend nicht aus und kann lediglich für eigene Berechnungen oder Statistiken verwendet werden.

Der Vorteil eines digitalen Fahrtenbuchs ist die vereinfachte Führung. Man muss das Fahrtenbuch in Papierform nicht immer bei sich tragen, sondern hat auch mobilen Zugriff. Dadurch kann man eine Fahrt direkt nach Ankunft erfassen. Manche elektronischen Fahrtenbücher, wie Vimcar, zeichnen die Fahrtstrecke zusätzlich auf und speichern die Daten automatisch. Damit stellt die Software die Plausibilität und Kontinuität sicher, ohne, dass der Fahrer sich darum kümmern muss.

Wie genau muss das Fahrtenbuch geführt werden?

Grundsätzlich sollte das Fahrtenbuch so genau wie möglich geführt werden, damit das Finanzamt nichts beanstanden kann. So sollten beispielsweise Tankbelege und Quittungen aufgehoben, beigefügt und auf Plausibilität geprüft werden. Wird im Fahrtenbuch nachträglich etwas geändert oder eine Fahrt gestrichen, muss die Änderung und der Grund angegeben werden. Zudem müssen die Fahrten einzeln mit genauer Adresse und Reisezweck erfasst werden.

Die Angabe

28.09.2018 (9:00 – 17:00): Eisenach – Erfurt – Gera – Erfurt – Eisenach (Hausbesuche bei Johann G., Brigitte C. und Thomas A.) Start: ca. 10.200km, Ende: ca. 10.500km, Gesamt: 300km

wäre beispielsweise nicht ausreichend. Stattdessen müssten die einzelnen Fahrten aufgeschlüsselt werden:

• 28.09.2018 (9:03 – 10:12): Johannes-Kepler-Straße 12, 99817 Eisenach nach Nikolas-Kopernikus-Weg, 99084 Erfurt, Hausbesuch bei Johann Ganter, Start: 10.202km, Ende: 10.274km, Gesamt: 72km

• 28.09.2018 (12:10 – 13:03): Nikolas-Kopernikus-Weg, 99084 Erfurt nach Rosa-Luxemburg-Straße 5, 07545 Gera, Hausbesuch bei Brigitte Christ, Start: 10.274km, Ende: 10.359km, Gesamt: 85km

• usw.

Weitere Vorlagen zum Führen von Fahrtenbüchern finden Sie hier.

Fazit

Ein Fahrtenbuch bringt im Gegensatz zur 1-Prozent-Regelung steuerliche Vorteile mit sich, muss dafür allerdings ordentlich geführt werden. Dazu gehört die lückenlose, chronologische Niederschrift aller Privat- und Dienstfahrten mit genauer Abfahrts- und Ankunftszeit, Start- und Endkilometerstand. Für Dienstfahrten müssen auch der Fahrtweg mit Umwegen, der Fahrtzweck und der Name sowie die Adresse der aufgesuchten Geschäftspartner erfasst werden. Das Fahrtenbuch muss plausibel sein, das heißt Fahrtzeiten, gefahrene Kilometer, Tankbelege und Quittungen müssen zusammenpassen. Um diese genaue Führung eines Fahrtenbuchs zu vereinfachen, kann neben einem tabellarischen, händischen Fahrtenbuch auch ein elektronisches Fahrtenbuch wie vimcar beispielsweise genutzt werden. Die Software dazu muss allerdings vom Finanzamt geprüft und manipulationssicher sein. Eine Excel-Tabelle würde beispielsweise nicht genügen.

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